Как экономить с проектом видеонаблюдения

Виды проектной документации

Очень кратко. Документацию к инженерным системам согласно Градостроительного кодекса Российской Федерации и СПДС подразделяют (упрощённое пересказанное нами представление):

• Проектная документация
  комплект документации для прохождения государственной экспертизы, оценка заказчиком соответствия заданию на проектирование (ТЗ), составление сметы, формирование бюджета на систему.
• Рабочая документация
  комплект документации для передачи в монтаж исполнителю проекта
• Исполнительная документация
  комплект документации, отражающей то, как по факту смонтирована система, как пронумерованы порты, кабели, компоненты системы и т.п. - все то, что необходимо для эксплуатации и обслуживания. Часто включает в себя документацию на установленное оборудование.

Подробно про виды документации, состав и оформление мы рассказываем в статье Проектная документация - теория и практика.

По сути, Рабочая документация является продолжением Проектно-сметной документации, и зачастую они объединяются в некий новый вид (что, строго говоря, неверно с точки зрения норм). Для простоты изложения введем новое обобщающее понятие - Проект.

Мы с вами рассмотрим риски работы без проектной документации с двух точек зрения - со стороны заказчика и со стороны исполнителя, и докажем - почему проект одинаково важен для всех участников процесса создания системы видеонаблюдения.

Зачем Проект заказчику

Это самый важный раздел статьи, в котором мы изложили и проиллюстрировали профиты Проекта для заказчика. Эту информацию можно использовать инсталлятору для убеждения заказчика в необходимости подготовки Проекта перед началом работ.

Получение справедливой цены

Представим себе, что проекта нет. Что является в этом случае основой для оценки стоимости системы видеонаблюдения? Чаще всего это коммерческие предложения участников конкурса. Стоимость может различаться кардинально. Причина в том, что каждый участник конкурса предложил свое видение системы, т.е. фактически сформировал проектное решение. Стоит ли рассчитывать на то, что каждый участник глубоко погрузился в вашу задачу, провел всесторонний анализ, нашел оптимальное решение, до каждого винтика посчитал все материалы. Вряд ли. И самое главное - здесь упущен важный момент взаимодействия заказчика и проектировщика, на котором подробно обсуждаются различные проектные решения, корректируются исходные задачи, осуществляется оптимизация и проработка решения.

Получив разношерстные коммерческие предложения, заказчик, соглашаясь с одним из них, либо переплачивает за риски, которые заложил инсталлятор на переделки, доделки и уточнения задачи в процессе монтажа. Либо получает систему, которая не в полной мере решает его задачу.

Решение очевидно - разработать проект у независимого проектного бюро. Задача проектировщика - сопоставить различные варианты решения задачи заказчика, найти оптимальное решение, выполнить технико-экономическое обоснования, подготовить проектно-сметную документацию. Готовый принятый заказчиком Проект передается участникам конкурса. Коммерческие предложения от участников будут отличаться только стоимостью конкретных видов работ и конкретного оборудования.

Завершение работ в срок

Представим себе новую ситуацию. Проекта по-прежнему нет. Заказчик выбрал какое-то предложение от одного из участников конкурса. Заключил договор на монтаж системы. Внес предоплату. Можно расслабится? Нет!

Заказчику важно, чтобы все работы завершились к определенному сроку, особенно если это новое строительство или реконструкция. И даже если работа осуществляется на эксплуатируемом объекте, то все равно это неудобства, которые должны когда-то закончится. Каждый день просрочки может стоить заказчику огромных убытков, которые не покроют никакие штрафы от исполнителей. В этой ситуации важно контролировать ход работ, принимать меры воздействия для отстающих, и возможно даже оперативно менять подрядчиков, чтобы не срывать сроки.

Контролировать ход работ, и понимать в каком объёме работы выполнены, и какая работа ещё предстоит возможно только имея на руках проектную документацию. Иначе остается только задавать вопрос подрядчику - "Как идут работы? Вы успеваете в срок?". И получать в ответ неизменно - "Все хорошо. Мы успеваем".

Отсутствие сверхзатрат

Снова включаем воображение. Договор заключен. Спецификация утверждена. Работа идет. Возникли новые обстоятельства, которые вынуждают внести изменения в первоначальное предложение. Скажем, изменилась планировка, конфигурация ограждений и добавилась камера. Заказчик транслирует новую вводную исполнителю. И вот тут-то можно быть уверенным, что инсталлятор по полной отыграется на всех лишениях, испытанных им на конкурсе. Те самые магические допники!

Заказчику сложно будет оспаривать новые спецификации, не имея на руках Проект. Придётся либо соглашаться на завышенные стоимости дополнительных работ, либо менять подрядчика, что так же влечет за собой шлейф расходов: нужно зафиксировать и оплатить выполненные объёмы работ, а без проекта это крайне сложно, нужно устраивать новый конкурс, отбирать претендентов, вести переговоры, заключать новые контракты.

При наличии Проекта любые изменения в системе видеонаблюдения, как в большую сторону, так и в меньшую, легко прослеживаются по объёму работ и материалам. Шантаж и необоснованное завышение стоимости дополнительных работ в этом случае будет невозможен.

Приемка работ

Предположим, инсталлятор смонтировал систему без Проекта, готов сдать работы и передать систему в эксплуатацию заказчику. Напоминаем - у заказчика и инсталлятора на руках только лишь спецификация.

Заказчик может проверить: соответствует ли предъявляемое оборудование указанному в спецификации, и очень примерно оценить израсходованы ли все дцать километров кабеля. И все! Если заказчик оказался дальновидным, и включил в договор краткое ТЗ, то можно проверить соответствие пунктам ТЗ. Все остальные вопросы по поводу прокладки кабеля, его маркировки, расположению оборудования, компоновки сетевых узлов, способы подключения и т.д. и т.п. остаются в пределах спора о понятиях.

На первый взгляд, кажется, что заказчик здесь в более выгодном положении - окончательный платеж будет перечислен, когда заказчик примет систему. И об этом мы ещё поговорим далее в статье, когда будем разбирать зачем нужен проект исполнителю. Заказчик имеет все необходимые рычаги, чтобы заставить подрядчика исполнить его волю. С другой стороны, практика показывает, что заказчик все равно теряет, даже если добьется исправления всех своих замечаний. Измученный инсталлятор не склонен оперативно исполнять гарантийные обязательства. Качество переделок, доделок, всегда оставляет желать лучшего. Ввод в эксплуатацию системы может затянуться. Заказчик тратит время на валидацию исправлений и доделок, и скорее всего рано или поздно просто махнет рукой и примет с допущениями.

Значит ли, что в описанной нами ситуации подрядчик не прав, и заказчик справедливо требует свое? Совсем нет. Это просто разное видение результата, разный опыт и понимание. Гораздо проще для обеих сторон было бы договориться на берегу имея на руках Проект.

Зачем исполнительная документация заказчику

Напомним - исполнительная документация содержит в себе информацию о том, как система фактически была смонтирована, какое фактически имеется оборудование в работающей системе, где и как проложены провода - все то, что необходимо для качественной эксплуатации системы. Фактически мы уже ответили на вопрос - зачем нужна исполнительная документация. Рассмотри и проиллюстрируем подробнее.

Защита от вымогателей

Информация строго для заказчиков!

Существуют нечистоплотные компании установщики, которые используя различные предлоги, и конечно же главный - экономия, склоняют заказчика к выполнению работ без Проекта и без Исполнительной документации. Первоначальные вложения кажутся действительно низкими. Однако в последствии заказчик попадает в зависимость от подрядчика, и вынужден заключить именно с ним договор на обслуживание по цене, устраивающей этого подрядчика. Ведь только лишь один конкретный подрядчик знает как работает система, где у нее слабые места, и даже порой закладывает будущие неисправности, чтобы выставлять приличные счета за ремонт.

В итоге - система постоянно сбоит, заказчик терпит убытки от простоя, счета на ремонт астрономические. И казалось бы - поменяй обслуживающую организацию. Но любая другая компания перед принятием на обслуживание будет проводить аудит системы, и стоимость такого аудита будет сопоставима со стоимостью подготовки исполнительной документации.

Сохранение инвестиций

Система работает. Все хорошо. И даже ломается не часто. Но жизнь не стоит на месте, и рано или поздно возникает необходимость внести изменения в существующую систему: перенести камеры в связи с перепланировкой и ремонтом, добавить камеры в проблемные зоны, расширить систему, обновить оборудование на новое с лучшими характеристиками. Сделать это, не имея на руках исполнительной документации, проблематично и зачастую просто дорого.

Подытожим. Проект системы видеонаблюдения позволяет заказчику:

• получить справедливую цену на конкурсе, и не переплатить на доп. работах
• контролировать процесс, получить завершение работ в срок, быстро принять систему
• продолжительное время поддерживать работоспособность системы и производить ее модернизацию

С заказчиками разобрались. Аргументы в пользу оплаты за Проект и Исполнительную документацию имеются. Перейдем на другую сторону баррикад и посмотрим как выглядит работа без проекта для инсталлятора.

Зачем Проект исполнителю

Правда жизни такова, что при всем красноречии и аргументации не всегда удается убедить заказчика проинвестировать в проект. Стоит ли соглашаться на выполнение работ без проекта? Какие риски при этом необходимо учесть? А может стоит взять расходы на подготовку документации на себя? И как можно окупить эти расходы? Об этом далее

Снижение рисков и потерь

Ситуация. Заказчик отказывается выделить бюджет на разработку Проекта. Исполнитель не готов тратить ресурсы на документацию со своей стороны, и решает выполнить работы без проекта. Заключается договор, который опирается только на спецификацию, и в редких случаях на краткое ТЗ.

Исполнитель приступает к реализации проекта так как считает нужным. Прокладывает провода так как делал всегда. Маркирует кабели как ему понятно. Размещает оборудование по своему усмотрению. Настраивает оборудование и программное обеспечение исходя из своего понимания будущей системы. Каковы шансы на то, что заказчика всё устроит? Практика показывает, что они не велики.

Каждый инсталлятор вспомнит того самого заказчика, который заставил переложить провода, которому не понравилось как установлена камера, цвет изоленты, расположение монитора и т.д. и т.п. Вряд ли эти воспоминания можно назвать теплыми. При этом нельзя сказать, что заказчик не был прав. Просто у каждого свое мнение и видение системы. Исполнитель может понести очень серьезные дополнительные траты как времени, так и средств на переделки, перенастройку, приобретение дополнительных материалов и оборудования. Где заказчик остановится в своем полете фантазии - не известно. Требовать что бы было так, как он себе представлял в голове - его право.

Можно ли заложить риски расхождения во мнении с заказчиком? Да, но это увеличение стоимости, и где гарантия что риски просчитаны верно. Можно ли в процессе работ согласовывать каждый чих? Да, но это новые дополнительные расходы. Возможно, окажется проще и дешевле выпустить Проект за счёт исполнителя и единожды согласовать с заказчиком.

Оптимизация процессных затрат

Рабочие процессы монтажной организации:

• закупка оборудования и материалов, доставка на объекты
• распределение монтажных бригад, исполнителей, инженеров по объектам
• согласование работ со смежниками
• контроль сроков, объёма и качества выполнения работ
• подготовка закрывающих документов этапа работ

Если объектов много, то управлять всеми процессами крайне не просто. А если ещё и нет документации по объектам, то ответственным за процессы приходится быть в постоянном контакте с менеджерами проектов, получая точечную не системную информацию. Планирование в этих условиях крайне затруднено и часто осуществляется вручную. Работа превращается в затыкание дыр и постоянный аврал. Контроль исполнения осуществляется по факту наличия или отсутствия претензий от заказчика, т.к. внутренний контроль ровно так же не имеет документальных оснований - проекта нет.

Проект должен являться единым документом для внутренних служб и процессов исполнителя. Закупка оборудования и материалов осуществляется согласно проекту, а не по засаленным бумажкам от монтажников или по звонку со словами "нужно вчера!". При распределении монтажников, бригадиров и инженеров есть понимание - какие ресурсы какой квалификации требуются на объекте. При наличии Проекта можно сэкономить на дорогих кадрах - простые исполнители, читающие проектную документацию, вполне смогут самостоятельно выполнять работы при должном снабжении. Согласование со смежниками можно планировать заранее, чтобы не оказаться в ситуации, что кабельные трассы проложить невозможно, так как мешают воздуховоды, потолки зашиты и т.п.

Информация строго для исполнителей!

В конечном итоге, если посчитать все потери от работы без документации, может вполне статься что дешевле самому инсталлятору сделать Проект, согласовать его с заказчиком, и запустить его в работу. Не забывайте про потери нервов, которые не восстанавливаются.

Заключение

Мы обосновали необходимость проекта, как для заказчика, так и для исполнителя в экономическом аспекте. Очевидно, что назначение документации к проекту этим не ограничивается. Процесс проектирования видеонаблюдения — это, в первую очередь, поиск проектных решений, консультации с разработчиками и производителями, детальная проработка взаимодействия отдельных частей системы, сопоставление данных спецификаций на оборудование, расчёты для обоснования выбора оборудования. По степени сложности это своего рода мини дипломная работа выпускника ВУЗа. Такая работа не может стоить дешево, такую работу нельзя выполнить на коленке, ее нельзя поручать непрофессионалам в видеонаблюдении. Вложения в правильный и качественно проработанный Проект окупятся с лихвой на всех последующих этапах, а смонтированная система будет в полной мере отвечать требования заказчика и решать все озвученные им в ТЗ задачи.

Для полной гарантии работоспособности будущей системы видеонаблюдения и оценки проектных решений проект можно отправить вендорам на аудит. Такая консультация всегда бесплатная, и вы получите заключение независимых экспертов-профессионалов, а также множество полезных советов. Для заказчика это возможность оценить уровень исполнителя проекта. Для проектировщика - возможность получить уверенность, что он все сделал правильно, и при реализации не возникнет замечаний. Для исполнителя проекта - возможность проверить проект на ошибки и полноту спецификации, чтобы обезопасить себя от дополнительных расходов. От такой кооперации выигрывают все!

Тезисы статьи нашли отражение в докладе генерального директора Видеомакс на конференции Axis Partner Day 2019 в Москве. Видеозапись доклада проведенного в формате workshop: